こんにちは、アンダーソンです。
今回は、開発機能を使わずに、標準機能のみでできる自動化シリーズ第二弾！
プロセスビルダー編です！
前回はワークフロールールでした。おさらいはこちらから↓
プロセスビルダーって？
プロセスビルダー(以下、PB)は、
ワークフロー同様標準機能で実装できる自動化ルールです。
ただワークフロールールよりも機能面は強化されており、ノードを使用して
〇〇の時、△△の時といった形で条件を決めることができます。
ワークフロールールでできた、アウトバウンドメッセージ以外の事は
PBでできる上にApexの呼び出しや、Chatterの投稿、レコードの作成などもできますので基本的にワークフローの上位互換と考えていいと思います。
起動タイミングは3種類
ワークフローはオブジェクト単位での作成や更新タイミングでしたが、
PBでは3種類の起動タイミングがあります。
- レコードの作成または更新
- プラットフォームイベントメッセージの受信
- 他のPBやフローからの呼び出し
起動タイミングもワークフローに比べると拡大されていますね。
ノードで条件を決める
起動タイミングを決定したら次は条件を決めます。
ワークフローではできなかった、〇〇でない時に、△△に合致していたらというような
2重3重の条件を決めることもできます。
例えば商談金額が
- 1000万以上の場合はAパターン
- 500万から999万の場合はBパターン
- それ以下の場合はCパターン
といった分岐が可能です。
アクション豊富！柔軟な対応ができる
ワークフローはオブジェクト単位での項目更新しかできませんでしたが、
PBはオブジェクトを跨った作成や更新ができるためかなりできる事は増えます。
さらに冒頭でも紹介したApexの呼び出しやChatter投稿などもあるため、
様々な要件に対応できます。下記にアクションの一覧を羅列しておきますので、
是非参考にしてみてください。
- Apexの呼び出し
- Chatterに投稿
- Quipアクションの呼び出し
- カスタム通知の送信
- クイックアクション
- フローの呼び出し
- PBの呼び出し
- メールアラート
- レコード作成・更新
- 承認申請
時間によるアクションも追加可能
ワークフローで可能だった時間ベースのアクションももちろん可能です。
時間ベースのアクションを追加するには条件があります。
まずは、レコードが作成されたときにのみプロセスが開始するもしくは、
レコードを作成または編集したときで、
レコードに指定の変更が行われた場合にのみアクションを実行する
にチェックがあればスケジュール済みアクションを設定することができます。
※イベントからの起動でもできるようです。
ワークフロー同様時間の設定を入れることで人的なミスを軽減できます。
しかもできるアクションの数は通常のアクションと同じなので
やはりワークフローよりも強力だと言えます。
まとめ
今回はプロセスビルダーについてまとめました。
基本的にワークフローは簡単なメール通知やそのオブジェクトのみでの
項目更新などに使うイメージで、PBは複数の条件の元動かしたい場合や
ワークフローでは取得できない関連レコードを取得したりする場合に使うイメージですね。
Apexやフローの呼び出しができる点が圧倒的にワークフローとは違うので
公式でもワークフローよりもPBを推奨しています。
是非うまく使い分けて綺麗な組織設計をしていきましょう！
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