こんにちは、アンダーソンです。
今回は標準機能にある項目履歴管理の設定方法をみていきたいと思います。
使えるオブジェクトと制限
まず項目履歴管理を使えるオブジェクトを挙げていきます。
キャンペーン、リード、取引先、取引先責任者、商談、ケース、マクロ
契約、注文、注文商品、ソリューション、商品、価格表、消費スケジュール
消費率、コーチング、フィードバック、フィードバック質問、フィードバック質問セット
フィードバック要求、パフォーマンスサイクル、目標、総計値、納入商品
納入商品リレーション、個人、連絡先メール、連絡先電話番号、カスタムオブジェクト
標準オブジェクトの多さにびっくりなのと、使ったことがないオブジェクト多すぎてびっくりです。。。
また時間がある時にひとつづつみていきたいと思います。
制限に関しては1オブジェクトにつき20項目までの履歴管理ができますので、
優先的に残しておきたい項目を選択するようにしましょう。
オブジェクト単位で設定する
まず大分類としての設定はオブジェクトでやっていきます。
試しにカスタムオブジェクトで設定をしてみました。
オブジェクトの作成もしくは既存のカスタムオブジェクトであればオブジェクトの編集画面から、
まずは項目履歴管理にチェックを入れてあげましょう。
するとカスタム項目(標準オブジェクトの場合は項目画面)の上に
『項目履歴管理の設定』というボタンがつくと思いますので、そこから設定に移ります。
設定ではようやく項目にたいして設定をしていきます。
今回は4つの項目に対して履歴をつけてみます。
ちなみに履歴を表示させるにはページレイアウトで関連リストを表示させる必要があるので
忘れずに設定しておきましょう。
上記のようにレコードを登録した後に、それぞれの項目を変更してみた結果が下記になります。
ちゃんと記録されていますね。
こうしておけば項目の変更の遷移が見れるのでフェーズ管理などにも使えます。
項目の変更履歴をSOQLで取得する
項目変更履歴をONにすると、カスタムオブジェクト名__Historyというオブジェクトが作成されます。これに対してSOQLを発行してレコードを取得することも可能です。
上記の場合ですと、ParentIdにTest1というレコードのIdが入っているので、
それを指定してあげればOKです。
SELECT Id, IsDeleted, ParentId, CreatedById, CreatedDate, Field, OldValue, NewValue FROM Test1__History結果は下記のようになります。
項目のタイプや元の値、新しい値が格納されています。
まとめ
- 標準オブジェクトはできるものとできないものがある
- カスタムオブジェクトでは設定をしない限り使えない
- SOQLで取得することも可能
組織の変更履歴をしっかり管理することはアドミンの一つの役目とも言えると思います。
機能をしっかり活用してデータの管理をしていきましょう！
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