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【Salesforce】標準機能でできる自動化『ワークフロー』編

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この記事は約3分で読めます。

こんにちは、アンダーソンです。
今回は、開発機能を使わずに、標準機能のみでできる自動化シリーズ第一弾
ってことでまずはワークフローの詳細を見ていきたいと思います。

〇〇をしたいけどその要件じゃ標準ではできないから開発だよね。
みたいな話はよく聞くかと思いますが、

そもそも!

標準じゃ満たせない要件かどうかを知っておかないと開発かどうかの
判断なんてできないですよね。
なので今回はそれぞれの自動化でできる最低限の自動化を知っておこうという
ことでそれぞれを記事にしてみていきます。

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ワークフロールールって?

ワークフロールールは、簡単な条件分岐での自動化です。
基本的にはif/elseしかなく、もし〜だったら〇〇をするのみで、
そうでなければ△△するもしくは〜みたいなことはできません。
なので、プロセスビルダーやフローよりも下位自動化ルールに属する
と考えてもらっていいと思います。

オブジェクト単位での設定である

ワークフロールールはオブジェクト単位での設定になります。
しかも基本的にはそのオブジェクトのレコードでの変化を基本にしている為、
参照項目までしか見に行くことはできず、子オブジェクトの情報をみると言ったことはできないので注意しましょう。

タイミングは3パターン

発火するタイミングは3パターンあります。
これはアドミン試験の範囲(たしか)なので暗記して当たり前に覚えておきましょう。

  • 作成されたとき
  • 作成されたとき、および編集されるたび
  • 作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき

そして、ワークフロールールには時間ベースのアクション(後ほど説明)というのがあります。それは『作成されたとき、および編集されるたび』だと設定できないので注意しましょう。

ルール条件を決定する

タイミングを決めたら次はルールを決めます。
ルールは条件が一致するor数式の評価がtrueになった時のみです。
なので特定の項目に特定の文字を含んでいるモノがあれば〜とか、
そんなルール条件を設定しましょう。

アクションを決める

条件が決まったら次にアクションを決めていきます。
ワークフローでできるアクションは次の通りです。

  • 新規Todo
  • 新規メールアラート
  • 項目自動更新
  • アウトバウンドメッセージ

新規Todo

その名の通り新規のTodoを作成して指定のユーザに任命します。
例えば、1000万円以上の商談が見積もり段階に入ったらマネージャが商談内容を確認するようなTodoを作成するって感じです。

新規メールアラート

これもその名の通りメールで通知をしてくれます。
ユーザを指定することもできますし、特定のメールアドレスを指定することもできます。商談が成立したり、新たな商談が発生したら営業全員に通知が行くとかできますね。

項目自動更新

最初に指定したオブジェクトレコードの項目を指定の値に変更することができます。
ここでポイントなのが、指定したオブジェクトのみ更新可能ということです。
オブジェクトを跨いだり、参照関係にあるレコードの更新はできないので注意です。

アウトバウンドメッセージ

これは僕も使ったことがないのですが、外部システム等へのデータの送信などができます。エンドポイントURLを設定し必要な項目を選択して設定します。
例えば商品の在庫が-1されたら、外部の在庫管理システムにその情報を送信することができます。

時間ベースのアクション

先ほど出てきた、タイミングのうち

  • 作成されたとき
  • 作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき

の時に設定できるアクションです。
これは、ルールが適用されてからやレコードの項目の日時などに応じて
2日後に対応をしているかの確認をマネージャにメールを送る
なんてことができます。

これをうまく使えば、人的なミスをある程度除外できるかもしれないですね。

まとめ

今回は数ある標準自動化ルールでもまず初歩的なワークフロールールから
解説してみました。
画像とかを貼ってないのでわかりにくかったらごめんなさい。
まずはテストとかでいろんなことを試してみるのがいいと思います。

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