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【Salesforce】標準機能でできる自動化『承認プロセス』編

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この記事は約3分で読めます。

こんにちは、アンダーソンです。
今回は、開発機能を使わずに、標準機能のみでできる自動化シリーズ第四弾!
承認プロセス編です!
商談はもちろん、様々なカスタムオブジェクトでも使える、承認機能ですが、
具体的にどんなことができるのかを掘り下げていきたいと思います!

第1.2.3弾は、こちらからおさらい↓

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承認プロセスって??

例えば、1000万円以上の商談を先のフェーズに進めたい時にマネージャの承認がいる。
など、ある一定の条件や、無条件に誰々の承認がないとレコードの更新ができないなど
を設定することができます。
じゃあ、ただのシステムであって自動化じゃないんでは?
と思われるかもしれませんが、承認申請をした時に〇〇へメールを送るとか、
承認されたら〇〇の動作、却下時は△△の動作など、
あらかじめ手動での作業を設定しておくことができます。

オブジェクト単位である

承認プロセスはワークフローと少し似ています。
それは、オブジェクト単位であると言うこと。
オブジェクト単位で設定すると標準でレコード画面のアクションとして
承認申請ボタンが追加されますのでそこから承認申請をあげることができるように
なります。

設定をひとつづつしていこう

基本設定は下記をしていく形です。(標準ウィザードの場合)

  • レコード制御 →条件を決めます。条件に一致するものを承認プロセスが通るようにします。
  • 通知テンプレート →承認申請があった際に申請を受けたユーザに通知されるメールテンプレートもしくはChatterでの承認が有効であれば投稿テンプレートを設定できます。
  • 承認者の選択 →割り当て先のユーザを指定することができます。ユーザで指定できるマネージャに自動的にするなどの設定ができます。
    また、承認申請中のレコードの編集権限もここで決めることができます。
  • 承認申請ページの設定 →承認申請をしたレコードの承認者からの見え方を決めることができます。承認に必要な情報をここで選択していきます。
  • 申請者の設定 →承認申請ができるユーザを指定できます。
    ユーザ単位、ロール単位、グループ単位と様々設定することができます。

と、結構設定しないといけないことがあるんですが、
ここまで細かい設定まで決めることができるのが
承認プロセスのいいところでもあります。
要件をしっかり決めておけば強力なツールとなります。

アクションの発火は5パターン

アクションは、ワークフロールールと同じです。
Todo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージです。
ただ発火タイミングが違うので覚えておきましょう。

  1. 申請時
  2. 最終承認時
  3. 最終却下時
  4. 取り消し時
  5. ステップ事の承認却下時

の5パターンです。
さらに1〜4にはレコードのロックをするか解除するかを選ぶことができます。

ステップの設定

ステップの設定をすることで、
サブマネージャの承認が通ったら、マネージャの承認みたいな形で
段階をえた承認申請を設定することができます。

ステップごとに先にあげたアクションの設定をすることもできます。
承認されたら〇〇、却下されたら△△みたいな感じですね。
注意なのが一度承認プロセスを有効化してしまうと、ステップの変更はできないので
注意しましょう。

まとめ

今回は承認プロセスについてまとめました。
Salesforceの標準自動化機能としてうまく使えばとても便利な承認プロセス。
プロセスビルダーからの呼び出しもできるので、
条件を満たしたレコードは全て承認プロセスを通すなどもできます。
自動化機能はそれぞれ組み合わせができますので、是非いろいろとやってみましょう!


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